Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen hat sich der Frage angenommen wie mit dem E-Mail-Account von Mitarbeitern verfahren werden darf, die vorübergehend länger abwesend oder aus dem Betrieb ausgeschieden sind.
Dazu hat er eine Orientierungshilfe für Betriebe erstellt:
Nach Art. 6 Abs. I lit. b DSGVO und § 26 Abs. I Satz 1 BDSG dürfen personenbezogene Daten eines Beschäftigen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden.
Bei ausscheidenden Personen empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
Wenn Beschäftigte ein Unternehmen verlassen, sollten sievorher eventuell vorhandenen persönliche E-Mails aus Ihrem E-Mail-Postfach löschen. Geschäftliche E-Mails sollten, wenn sie noch benötigt werden an den Nachfolger oder eine Vertretung weitergeleitet werden.
Sollte dies nicht möglich sein, weil der Beschäftigte schwer erkrankt ist, hängt es vom Einzelfall ab, ob eine Einsichtnahme in das E-Mail-Postfach erforderlich ist.
Die Weiterleitung von E-Mails nach Ausscheiden des Mitarbeiters ist zulässig, wenn die Nutzung des E-Mail-Postfachs ausschließlich für betriebliche Zwecken erlaubt und eine private Nutzung untersagt worden ist.
Sollten trotzdem private E-Mails an das E-Mail-Postfach gesendet worden sein, so darf der Verantwortliche keine Einsicht nehmen und die E-Mails nicht weiterleiten, da diese E-Mails dem Fernmeldegeheimnis unterliegen. Für diesen Fall wird empfohlen, eine verantwortliche Person zu bestimmen, die zur Wahrung der Interessen und Grundrechte der betroffenen Person die Berechtigung für die Einsicht in das E-Mail-Postfach erhält, um betriebliche E-Mails auszusortieren und offensichtlich private oder vertrauliche E-Mails unverzüglich und ungeöffnet zu löschen.
Hierbei sollte die Mehrfachspeicherung von E-Mails bei den meisten E-Mail-Programmen (z.B. im Papierkorb) beachtet werden.
Nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters ist die E-Mail-Adresse unverzüglich zu löschen. Anschließend sind auch die personenbezogenen Daten zu löschen, falls sie für den Zweck für den sie aufgenommen wurden nicht mehr benötigt werden. Hierüber erhält der Sender durch die Meldung, dass der E-Mail-Account unbekannt ist, Nachricht.
Für vorübergehend abwesende Mitarbeiter gibt es die Möglichkeit mit einem Abwesenheitsassistenten, der die Sender darauf hinweist, dass der Empfänger derzeit keine E-Mails bearbeitet und auf eine andere E-Mail hinweist. Von einer Weiterleitung ist abzuraten, da sich auf dem Account der betroffenen Person vertrauliche E-Mails, z.B. von der Personalvertretung oder vom Betriebsarzt befinden können.
Link: https://www.datenschutz.bremen.de/datenschutztipps/detail.php?gsid=bremen236.c.15413.de
